Detailprogramm

ICT-Beschaffungen haben keinen Normpositionenkatalog, sind individuell und selbst bei Standard-Software in der Regel stark von kundenspezifischen Bedürfnissen und Anpassungen geprägt. Der Aufwand ist sowohl für Beschaffer als auch Anbieter so gross dass eine Teilnahme an Beschaffungen ökonomisch nicht mehr sinnvoll ist.

Wie weit ist das neue Beschaffungsrecht an diese Realität des ICT-Marktes angepasst? Oder bleiben die Fehlanreize, die starren Strukturen und Grenzen der Vorbefasstheit des alten Rechtes bestehen und es wird sich nicht wirklich viel verändern? Und wie müssen Beschaffer und Anbieter diese Unwägbarkeiten in ihren Vorgehensweisen bei öffentlichen Beschaffungen erfolgreich berücksichtigen? Der Vortrag beleuchtet diesen Themenkomplex sowohl aus der Sicht der Mitarbeit als Nationalrätin in der WAK als auch als ICT-Unternehmerin.

Das neue Gesetz will einen Paradigmenwechsel und zielt auf eine Veränderung der Vergabekultur. Zugleich lässt es ganz bewusst Ermessensspielräume offen, innerhalb derer die einzelnen Vergabestellen, namentlich die ganz grossen unter ihnen, ihre Beschaffungsstrategie festlegen. Entscheidend ist am Schluss das Anreizsystem, in dem die Einkäuferinnen und Einkäufer leben. Und über dieses müssen wir reden. Risikoaversion ist möglicherweise gut für legal compliance und Korruptionsprävention, aber sicher schlecht für Qualitätswettbewerb, Innovation und Nachhaltigkeit. Je reifer ein System aus Governanceperspektive ist, desto mehr Ermessensspielräume können geöffnet werden, ohne dass damit dem Missbrauch Vorschub geleistet wird. Der Vergabekulturwandel muss als change mangement-Projekt von oben geführt werden.

Das neue Vergaberecht bringt wichtige und gute Neuerungen: Die Harmonisierung der Gesetze von Bund und Kantonen, Instrumente wie der Dialog oder Studienauftrag, die Einführung von technischen Angebotsbereinigungen, um nur einige Beispiele zu nennen. Einige Punkte sind missglückt: Der Rechtsschutz auf Bundesebene bleibt trotz Erweiterungen begrenzt; auf Bundesebene hat das Parlament in letzter Minute protektionistische Zuschlagskriterien hinzugefügt. Die Referentin geht auf die Neuerungen ein und zeigt auf, was es zu deren Umsetzung braucht. Sie zeigt aber auch auf, dass bereits im heutigen Recht viel Spielraum besteht bzw. bestanden hätte und weshalb das Schlagwort des "Paradigmenwechsels" nicht greift. Heute wie in Zukunft sind qualitative Bewertungskriterien möglich und bereits heute gilt, dass nicht nur der Preis alleine ausschlaggebend sein muss. Entscheidend ist, dass die Vergabestelle weiss, welchen Spielraum sie hat und wie sie ihn nutzen kann. Ein Schwerpunkt des Referats ist – an die Praktiker gerichtet - die Vergabe und die Zuschlagskriterien: Was ist neu? Was bleibt? Was sind unzulässige Kriterien? Was gilt zum Zuschlagskriterium Preis?

Der Aktionsplan Digitale Schweiz 2018 fordert für Gebäude des Bundes und bundesnaher Betriebe die verpflichtende Einführung von Building Information Modeling BIM ab 2021. BIM stellt als methodischer Aufbruch zu einem neuen Planungsverständnis bisherige Routinen in Frage, kann aber auch Lösungen zu drängenden Fragen für das Bauwesen bieten.

Das vorgefertigte Bauen mit Holz hat Vorbildcharakter und ein grosses Potenzial – unter anderem einen Beitrag zu den ambitionierten Klimazielen des Bundesrates bis 2050 zu leisten. Die Holzbaubranche wäre auch für den Aufbruch zu BIM bereit. Doch die Akteure sind in der Umsetzung immer wieder gefordert: Der Workflow wird durch Schnittstellen, Brüche in der Prozesskette, redundante Planungsabläufe gestört. Insbesondere fehlt aber der strategische Bezug in frühen Planungsphasen auf die Logiken der Vorfabrikation von grossformatigen Elementen im Holzbau.

Die BIM-Methode leitet aus dem Planungsprinzip eine Umstrukturierung der Prozessstruktur ab, beschreibt in Use Cases die Zielerreichung der Bestellung eines Bauwerks und validiert diesen in einem Proof-of-Concept in Bezug auf die qualitative und quantitative Prozessperformance – Architektur, Kosten, Qualität, Kommunikation, Energieeffizienz und CO2 sind dabei die Kriterien.

Der frühe Einbezug aller Projektpartner in den Planungsprozess, die neue Baukultur vom analogen zum digitalen Bauen, Kollaboration und Kommunikation führen zu einer Effizienzsteigerung in der Prozess- und Wertschöpfungskette.

Seit über 300 Jahren erfolgt die Kommunikation und Dokumentierung von Bauwerken des Bauwesens durch die 2D-Darstellung von 3D-Objekten. 2D-Zeichnungen sind als Datenobjekte völlig ungeeignet. Durch einen digitalen Zwilling oder einer "Single Source of Truth" eignen sich aber 3D-Modelle perfekt, um die Funktion eines strukturierten Informationsbehälters für alle Arten von Daten während der Entwurfs-, Bau- und Betriebsphase zu erfüllen.

Die Schweiz hat festgelegt, dass der Bund und alle bundesnahen Betriebe ab 2025 für Infrastrukturanlagen die "Building Information Modelling" Methode verpflichtend anwenden. Doch was bedeutet das? Die über Jahrhunderte entwickelten Konventionen müssen in weniger als einem Jahrzehnt ersetzt werden und sie müssen in der Praxis etabliert, getestet und perfektioniert werden, im Wesentlichen durch "Trial and Error".

Die derzeitige Software ist komplex, fehlerhaft und schlecht dokumentiert. Gut strukturierte und aussagekräftige 3D-Modelle können nur durch komplexe Workarounds erstellt werden und mehrere Generationen von Ingenieuren werden damit einfach überfordert. Gleichzeitig vermitteln unsere Bildungsinstitutionen eher Wissen als Skills und die personellen Ressourcen zur Umsetzung einer umfassenden digitalen Transformation scheinen nicht vorhanden zu sein. Und trotzdem müssen wir entsprechend den Anforderungen der Technologie, der Gesellschaft und unserer Kunden massive Veränderungen akzeptieren, und je länger wir dies hinauszögern, desto schwieriger wird es. Wir müssen aufhören, den Konvertierten zu predigen. Wir müssen die Materie vereinfachen und dazu die Konzepte der skeptischen Mehrheit mit einer Leichtigkeit verkaufen. Wir müssen es einfach tun und aus unseren Fehlern lernen. Und dann werden wir wirklich anfangen, die Früchte zu ernten.

Rund CHF 3.5 Mio. investiert der Kanton in das Projekt. Eingespart werden ebenso viel aber pro Jahr. 292 Gemeinden, 10 Regierungsstatthalterämter und duzende Amts- und Fachstellen können mit eBau arbeiten. 2020 werden die grossen Städte und Gemeinden folgen. Sie benötigen mehr Zeit, weil sie weiterhin mit Ihrem System arbeiten und dieses an eBau anbinden. Die Zufriedenheit ist gross und die Rückmeldungen sind positiv. Das Projekt ist 2015 gestartet. Es ist komplex: der Baubewilligungsprozess musste bereinigt, die Software beschafft und die Anspruchsgruppen zu Beteiligten gemacht werden. Die Projektabwicklung ist agil und orientiert sich an den Bedürfnissen der Nutzenden. Das Baubewilligungsverfahren ist ein Massengeschäft und eignet sich bestens für die Digitalisierung. Im Kanton Bern gibt es rund 20’000 Baugesuche / Jahr. Diese wurden bisher vollständig auf Papier eingereicht, wobei pro Baueingabe bis zu 32 Formulare auszufüllen waren. So wurden jährlich rund 28 Millionen Seiten Papier produziert. eBau ist einfach und intuitive zu bedienen. Mittels Triagefragen und klar hinterlegten Prozessen werden die Nutzenden durch eBau geführt. Fehler oder unvollständige Angaben werden vermieden. eBau ist für alle frei verfügbar und läuft vollständig webbasiert. Über BE-Login gelangt man ins digitale Baudossier. Die aktuelle Gesetzeslage sieht noch die Papiereingabe vor. Deshalb muss das digital eingereichte Baugesuch noch zusätzlich in zwei Papierexemplaren rechtsgültig unterzeichnet eingereicht werden. Zudem ergeht der Bauentscheid weiterhin wie gewohnt auf Papier. Auch das Einsprache- und Baubeschwerdeverfahren ist noch in Papier abzuwickeln. Die entsprechenden Gesetzesrevisionen für die vollständige papierlose Abwicklung sind jedoch in Arbeit. Aufzubauen ist auch ein digitales Archiv. Bis dieses steht, können die Daten in eBau liegen bleiben. eBau dürfte dem digitalisierten Bauen weiteren Schub verleihen. Seit einigen Jahren spricht die Fachwelt über die BIM-Methode. Das elektronische Baubewilligungsverfahren wird sich darauf vorbereiten.Die Vorteile des digitalisierten Baugesuchs liegen auf der Hand: Die Baubewilligungsverfahren werden schneller, günstiger, ökologischer. Die Arbeit der Behörden wird aber nicht abnehmen. Wegen der steigenden Bevölkerung steigt die Anzahl Gesuche und wegen der demographischen Entwicklung wird es schwieriger werden, die Stellen in den Baubewilligungsbehörden zu besetzen. Mit der Effizienzsteigerung von eBau sollte es möglich sein, die steigende Anzahl Gesuche mit dem gleichen Personalbestand zu bewältigen.

Dank der neuen Via App können ausländische Wohnmobile und Reisecars schneller und flexibler in die Schweiz einreisen. Ab sofort kann die Pauschale Schwerverkehrsabgabe (PSVA) einfach und selbständig per App erfasst und bezahlt werden und dies jederzeit und ortsunabhängig. Das Ausfüllen des PSVA Formulars an Grenzübergängen zu Öffnungszeiten ist nicht mehr notwendig. Damit verringert sich der Aufwand und die Wartezeit für die Kunden. Im Vortrag gehen wir auf die Lessons Learned ein und geben einen Einblick in das Projekt. Der Schwerpunkt liegt auf dem konsequenten Einbeziehen des Benutzers von der Idee bis hin zum fertigen Produkt. Trotz der eher trockenen Ausganglage (wer zahlt schon gerne eine Strassenmaut-Gebühr), können solche Prozesse für den User schlank und benutzerfreundlich digitalisiert werden. Die von der EZV gelegten Basis mit dem DaziT-Programm fördert dabei den Agile-Mindset bis in die Geschäftsleitung und ermöglichte uns damit eine solche Innovationen zu kreieren. DaziT (https://www.ezv.admin.ch/ezv/de/home/themen/projekte/dazit.html) ist aktuell eines der grössten Transformationsvorhaben des Bundes.

Murphy war ein Optimist. Alles, was passieren kann, wird passieren und dazu gehören auch die Risiken, die Ihr Projekt zum Erliegen bringen können - es sei denn, Sie ergreifen Massnahmen um sicherzustellen, dass sie nicht passieren. Ein Digitalisierungsprojekt ist letztendlich ein Softwareprojekt. Wie unterscheiden sich die Risiken eines Softwareprojekts von denjenigen eines Bauprojekts? Dieser Vortrag gibt Antwort und zeigt auf, wie das Beschaffungskonzept besser in Einklang mit dem Lieferkonzept zu bringen ist.

Die klassischen Strategieentwicklungs-Prozesse stossen in der VUCA Welt an Ihre Grenzen. Die Paradigmen von strategischem Management und Agilität sind in vielen Punkten gegensätzlich. Agile Strategieprozesse müssen diese Spannungsfelder produktiv gestalten. Anhand eines Sourcing & Cloud Strategie Projektes werden einige Praxisbeispiele zur Lösung dieses Dilemmas vorgestellt. Die Grundlagen dazu bilden Strategie-Projekte aus dem öffentlichen und privaten Sektor sowie die aktuellen Praxiserfahrungen unserer Kunden im Corona – Lockdown.

Wie entstand Open Source? Wie funktioniert eine Community? Warum entstehen durch das Open Source Entwicklungsmodel allgmein gültige Standards? Warum fördert Open Source die digitale Nachhaltigkeit und die Innovation? Durch die Verwendung von Open Source Software verhindern Firmen von Herstellern abhängig zu sein und sichern sich einen gewissen Investitionsschutz. Es entstehen neue Entwicklungsmodelle und daraus entwickeln sich auch neue Organisationsformen. Wenn man von Open Source spricht, denken die meisten zuerst an Linux. Vor Linux war die Open Source Bewegung aber schon lange aktiv. Open Source geht zudem viel weiter als Linux und ist heute aus der Software und Hardware Landschaft kaum mehr wegzudenken. Open Source hat einen grossen Einfluss darauf wie die Software Entwicklung heute stattfindet. Zudem wird Open Source seit längerem in vielen Bereichen eingesetzt. Diese Bereiche gehen von Cloud über Fernseher, Mobiletelefone, Autos bis hin zum Backofen. Durch Open Source vermeiden Firmen nicht nur die Abhängigkeit von Herstellern sondern schaffen ein Ökosystem, welches die Zusammenarbeit von Organisation und Firmen unterstützt. Daraus bildet sich ein Gemeinschaftsdenken und fördert somit, dass nicht nur der Profit sondern auch Lösungen und Nachhaltigkeit im Vordergrund stehen. Solche und andere Themen im Zusammenhang mit Open Source werden in dieser Präsentation behandelt.

Die Fachstelle Beschaffungswesen führt als Kompetenzzentrum der Stadt Bern sämtliche Beschaffungen im offenen und selektiven Verfahren sowie im Einladungsverfahren durch. Die Geschäfte (jährlich ca. 400 Verfahren) werden über die Beschaffungssoftware Submiss abgewickelt (Führen Submittentenliste, Bewerbungs- resp. Offertöffnungsprotokoll, Eignungsprüfung, Zuschlagsbewertung, Beschaffungsanträge, Erstellen von Verfügungen). Zudem wird über die Software die Firmendatenbank mit rund 5'000 Firmen geführt. Innerhalb der Stadtverwaltung Bern dient die Software rund 100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern als Hilfsinstrument bei ihren Beschaffungsprozessen. Dank der Software können die Ausschreibungen standardisiert und in hoher Qualität abgewickelt werden. Die Software ist auch mandantenfähig. Zurzeit haben nebst der Stadt Bern energie wasser bern, die Personalvorsorgekasse der Stadt Bern und der Kanton Bern Zugriff auf die Software. Der Kanton Bern erstellt über die Software die Nachweiszertifikate. Eine Machbarkeitsstudie für eine Weiterentwicklung von Submiss identifizierte eine Reihe von Funktionalitäten, mit denen der Beschaffungsprozess für die Unternehmen und die Stadtverwaltung Bern weiter vereinfacht werden könnte. Der gesamte Beschaffungsprozess könnte demnach in Zukunft weitgehend digitalisiert werden. Konkret erscheint es zielführend, die elektronische Offerteingabe und Offertöffnung, die elektronische Nachweiseingabe und –verwaltung, die elektronischen Verfügungen und die Anbindung an ein Dokumentenverwaltungssystem und die Langzeitarchivierung ebenfalls zu digitalisieren.

An einigen großen Herstellern kommt man in der IT nicht vorbei. Auch wenn die open source community sehr gute Möglichkeiten bietet, gibt es viele Abhängigkeiten von Microsoft, das ist auch immer wieder bei Ausschreibungen zu beobachten. Manchmal wünscht man sich trotzdem eine stärkere Verhandlungsposition oder Alternative Wege der Beschaffung. Hier können wir eine Lösung anbieten, die rechtlichen Rahmenbedingungen sind ein wenig anders als bei neuer Software, aber solange man sich an gewisse Dokumentationen hält, sind Audits auch leicht überstanden. Die föderalistische Schweiz hat auch beim Urheberrecht eine Sonderstellung, die einiges an Vorteilen bietet. Nutzen Sie einen smarten Ansatz in Ihrer Procurement Strategie!

Der Rechtsschutz war ein heisses Eisen der BöB-Revision. Während die Kantone aufgrund des BGBM auch im Nichtstaatsvertragsbereich (ab dem Einladungsverfahren) vollen Rechtsschutz gewähren, steht auf Bundesebene nur (aber immerhin?) der Sekundärrechtsschutz zur Verfügung. Neu besteht ein gesetzlicher numerus clausus zulässiger Anfechtungsobjekte. Die Anbieter sind (entgegen der bisherigen Praxis des Bundesverwaltungsgerichts) nunmehr ausdrücklich verpflichtet, „erkennbare“ Mängel in den Ausschreibungsunterlagen sofort beschwerdeweise zu rügen. Schadenersatzbegehren können (oder müssen?) adhäsionsweise gestellt werden. Die Beschwerdefrist wird schweizweit vereinheitlich und kantonale Zwischeninstanzen werden abgeschafft.
Was bedeuten diese und weitere Änderungen für das Vergabeverfahren selbst - aus Anbietersicht und aus Sicht der Vergabestellen? Worauf kommt es in einem Beschwerdeverfahren besonderes an? Welchen Einfluss haben die Neuerungen auf die Prozessführung und -taktik?

Die Standards von eCH sind eine zentrale Voraussetzung für die Digitale Verwaltung und E-Government in der Schweiz. Zugespitzt formuliert: Ohne eCH kein eProjekt. Dies wird anhand eines konkreten Beispiels illustriert.
 
Die Standards von eCH haben den Status von Empfehlungen, das heisst für die Umsetzung und Verankerung ist das Mitziehen von öffentlichen Bedarfs- und Beschaffungsstellen zentral. Ein Element ist die Aufnahme der Standards von eCH in das Anforderungsprofil von Projekten und als technische Spezifikationen in den Ausschreibungsunterlagen. Dazu hat eCH einen Flyer erstellt, der breit gestreut wurde.

Eine Kurzrecherche in SIMAP zeigt: Eine Abfrage über die letzten 3 Jahre mit dem Stichwort «Standard» ergibt 1059 Einträge, ein Abfrage mit dem Stichwort «eCH» ergibt 35 Einträge. These: Die Verwendung von eCH-Standards in Ausschreibungen kann noch deutlich verbessert werden.

Mögliche Ursachen sind vielfältig. Ist der Verein eCH, dessen Aktivitäten und die Möglichkeit, eCH-Standards in Ausschreibungen einzubauen, allgemein zu wenig bekannt? Ist die Möglichkeit zwar bekannt, aber unklar, welche Standards eingebaut werden sollen? Oder sind die relevanten Standards zwar bekannt, aber nicht akzeptiert? Im Referat werden mögliche Ursachen und Lösungsansätze präsentiert und gemeinsam mit den Teilnehmern diskutiert.

Eine Beschaffungsstelle muss sich schon weit vor dem Start der eigentlichen Submission mit den Möglichkeiten und Risiken von Cloud-Dienstleistungen auseinandersetzen. Aus der Vielzahl von verschiedenen Cloud-Dienstleistungen muss zudem die passende herausgefiltert werden. Schon hier ist Spezialwissen erforderlich. Eine ebenfalls zu klärende Frage betrifft die Art von Daten, welche auf einer Cloud verarbeitet werden sollen und, neben Aspekten der Geheimhaltung und diversen weiteren datenschutzrechtlichen Vorgaben, welchen Einfluss der Ort der Datenhaltung auf das Projekt hat. Gerade die datenschutzrechtlichen Vorgaben verlangen ein hohes Mass an Umsicht.

Diverse weitere regulatorische Vorgaben sind ebenso zu berücksichtigen, beispielsweise allfällige Aufbewahrungs- und Archivierungspflichten. Auch allfällige Zugriffs- und Einsichtsrechte von Behörden und ggf. betroffener Personen machen entsprechende vertragliche Absicherungen zwischen Anbietenden und öffentlicher Beschaffungsstelle erforderlich. All diese Anforderungen müssen auch im (seltenen) Fall beachtet werden, indem der Anbietende in Konkurs fällt oder den Betrieb aufgibt, und eine Migration der Daten notwendig wird. Von Bedeutung sind schliesslich auch Fragen zur konkreten Ausgestaltung der Vertragsklauseln bzw. generell zu den Verträgen zwischen Anbietenden und Beschaffungsstelle. All diese Punkte haben eine direkte Auswirkung auf den Erfolg einer Submission, indem sie die Verfügbarkeit und Auswahl von potentiell geeigneten Anbietern stark beeinflussen.

Beim Wechsel in die Cloud muss man sich als öffentliche Verwaltung oder als Unternehmen nicht zwingend auf ein einziges Cloud-Angebot oder einen einzigen Anbieter festlegen. Man sollte verschiedene Ansätze wie Private Cloud, Multi- oder Hybrid-Clouds evaluieren. Laut einer Untersuchung des Beratungsdienstleisters Flexera tun dies 84 Prozent der befragten Unternehmen. Allfällige kantonale Vorgaben in Bezug auf die Auslagerungsmöglichkeiten von Informatikleistungen spielen bei der möglichen Art des oben erwähnten Cloud-Angebotes schon vor einer möglichen Ausschreibung eine wichtige Rolle. Die Sicherheit müssen Sie bei der Auswahl einer SaaS, PaaS oder IaaS – Lösung aber selbst definieren und auch genau überwachen, immer unter der Berücksichtigung möglicher kantonal unterschiedlicher Vorgaben. IT Security muss Schritt halten um Compliance-Anforderungen zu erfüllen und den Business Case abzusichern. Welche Werkzeuge können Ihnen helfen?

Die Digitalisierung des öffentlichen Sektors beschleunigt sich auch im neuen Jahrzehnt. Viele Kantone und Gemeinden setzen für geschäftskritische Leistungen immer stärker auf Cloud-Services. Sie müssen sich darauf verlassen können, dass sie diese Leistungen im Interesse der Bevölkerung rund um die Uhr und möglichst ohne technische und rechtliche Probleme einsetzen können. Mit den überarbeiteten AGB der SIK haben sie dafür eine weitere Grundlage.
Natürlich können auch Privatunternehmen die AGB SIK für ihre ICT-Verträge einsetzen, denn sie sind so verfasst, dass sie sich nicht allein auf öffentliche Verwaltungen als Kunden beziehen. Ob öffentlich oder privat – wer als Kundin oder Lieferant Erfahrungen mit der Anwendung der AGB gemacht hat oder kritische Bemerkungen anbringen möchte, ist eingeladen, die SIK unter sekretariat@sik.swiss darüber zu informieren. So können diese Erfahrungen in die nächste Fassung der AGB mit einfliessen.

IT-Beschaffungen werfen in der Praxis viele heikle rechtliche Fragen auf. Bei öffentlichen Veranstaltungen gibt es meist zu wenig Raum, um auf konkrete Fragen eingehen zu können. Dieses Panel bietet die Gelegenheit, sowohl vergaberechtliche als auch vertragsrechtliche Fragen mit drei erfahrenen Panelisten zu diskutieren und auf diese Weise gleich mehrere Einschätzungen zu erhalten.

Die Fragen können entweder während des Panels spontan gestellt und diskutiert oder auch vorab per Email an it-beschaffungskonferenz@iwi.unibe.ch gesendet werden (anonym). In letzterem Falle bitten wir um Zustellung bis spätestens Montag, 24. August 2020.

Kreislaufwirtschaft ist viel mehr als Recycling! Es geht um eine maximale Nutzungsdauer vor dem Lebensende. Aber wie beschaffe ich langlebige, reparier- und aufbereitbare Produkte – speziell, wenn sie im Einkauf teurer sind oder der Markt sie nicht anbietet? Der Schlüssel liegt in der Anreizumkehr: Ich kaufe nicht das Produkt, sondern beschaffe nur dessen Nutzung. So können Anbieter und Beschaffer ökonomisch von der Langlebigkeit profitieren – die Total Cost of Ownership können sinken. Wir zeigen die Logik dahinter und wie solche Beschaffungen realisiert werden können. Ein Schlüssel dazu sind Rahmenverträge mit Entwicklungsvereinbarungen. Anhand von konkreten Beispielen (z.B. 100 Mio. Möbel als Dienstleistung, NL) zeigen wir auf, welche Aspekte bereits bei der Bedarfsformulierung und Ausschreibungsarchitektur zu berücksichtigen sind.

ICT Beschaffungen repräsentieren einen der wichtigsten Bereiche der privaten und öffentlichen Beschaffung. Die rasante Entwicklung des globalen Bedarfs an ICT offenbart die Diskrepanz zwischen dem Energie- und Ressourcenbedarf auf der einen Seite und der Rolle als Hoffnungsträger für die Dematerialisierung von physischen Prozessen anderseits. Somit ergibt sich ein Spannungsfeld für ICT in dem es Gelingen muss die int. Nachhaltigkeitsanforderungen zu erreichen, und dies sowohl für ökologische als auch soziale Kriterien.

Anhand unterschiedlicher Warengruppen wie Endgeräten und Serverinfrastruktur wird gezeigt, was Nachhaltigkeit heute bedeutet. Dabei wird auch explizit auf die Beschaffungspraxis der öffentlichen Hand eingegangen. Weiter werden die aktuellen ökologischen und sozialen Beschaffungskriterien internationaler Schlüsselakteure dargestellt.

Anhand des Life Cycle Costing wird weiter gezeigt, inwiefern sich durch nachhaltige Beschaffungen auch ökonomische Potentiale für Anbieter und Beschaffende von ICT realisieren lassen.   

Mit der Revision des Bundesgesetzes über das öffentliche Beschaffungswesen (BöB) wurde die Nachhaltigkeit im Zweckartikel integriert und der Grundstein für eine neue Vergabekultur gelegt. Die nachhaltige öffentliche Beschaffung ist ein vielschichtiger Prozess, weil bei einer Ausschreibung die Nachhaltigkeitsdimensionen auf verschiedene Weise berücksichtigt werden können. Die Herausforderung besteht darin, die vorhandenen Möglichkeiten optimal miteinander zu kombinieren und gleichzeitig die wichtigsten Vergabegrundsätze einzuhalten. Den Bedarfsstellen und Beschaffungsverantwortlichen steht mit der Relevanzmatrix ein neues Instrument zur Verfügung, welches vor einer Beschaffung erlaubt, die relevanten Aspekte der Nachhaltigkeit zu identifizieren. Die Relevanzmatrix wurde auf Basis der ISO Norm 20400 entwickelt und ist Teil der Wissensplattform nachhaltige öffentliche Beschaffung WöB. Die Relevanzmatrix zeigt für die 19 wichtigsten Warengruppen der öffentlichen Beschaffung auf, wo die ökologischen und sozialen Hotspots entlang des jeweiligen Lebenszyklus liegen. Weiter werden Hinweise zur Kreislauffähigkeit und der Bedeutung der Anwendung von Lebenszykluskostenberechnung gegeben. In übersichtlicher Form sind die Ursachen von Umweltbelastungen und sozialen Risiken, sowie Handlungsmöglichkeiten zu deren Vermeidung dargestellt. Anhand des Beispiels der Beschaffung von Notebooks wird aufgezeigt, wie die Relevanzmatrix konkret im Zusammenspiel mit dem Informatikstandard P025 angewendet werden kann.

Als Digitalagentur erhalten wir in der Regel RFP’s die eine Lösung beschreiben, aber weniger auf Probleme eingehen, die gelöst werden sollen. Unternehmen investieren eine Menge Zeit und Geld in das gewünschte Produkt, merken aber erst wenn es Live ist, ob die gewünschten Ziele erreicht werden oder nicht. Wir zeigen Wege und Methoden auf, um dies zu verhindern und früh die riskantesten Aspekte eines Projektes zu testen. Welches Problem soll das Produkt lösen? Ist dieses Problem real und relevant für die User? Wie lösen sie es heute? Welche Funktionen bringen den Usern einen wirklichen Mehrwert? Lässt sich das Produkt monetarisieren?
Entworfene Lösungen und Geschäftsmodelle können so im direkten Kontakt mit den Usern getestet und angepasst werden, bis sie funktionieren. So können wir schon vor der Erstellung eines RFP’s sicherstellen, dass wir ein Produkt bauen, das funktioniert.

Ist sich eine Vergabestelle von Anfang an über die Phasen des Beschaffungsprojektes im Klaren und konzentriert sie sich innerhalb eines solchen Projekts auf die entscheidenden Schlüsselsaufgaben, führt sie die Beschaffung gezielt zum Erfolg, unabhängig von deren Komplexität.

Die Erfahrung der Referenten zeigt, dass Probleme (juristische, technische, finanzielle und Umsetzungs-) nicht auf die Durchführung der öffentlichen Ausschreibung zurückzuführen sind, sondern deutlich früher im Beschaffungsprozess entstehen.

Die Referenten haben 5 Projektphasen und 6 Schlüsselaufgaben im Beschaffungsprozess evaluiert und mit Beschaffungsstellen und -spezialisten validiert, die den Projekterfolg wesentlich beeinflussen. Für diese Projektphasen und Schlüsselaufgaben haben sie praxisorientierte Vorgehensweisen erarbeitet, welche entscheidend zum Projekterfolg beitragen. Diese phasen- und aufgabenbezogenen Vorgehensweisen werden sie im Referat vorstellen.

Die Beschaffung eines ERP’s dauert heute gut und gerne 6-12 Monate. Mittels Lean-Agile Procurement hat es SwissCasinos in nur 4 Wochen geschafft. Im Referat erzählen Daniel Pellegrini (SwissCasinos) und Mirko Kleiner (flowdays), wie sie dies erreicht haben, geben eine ehrliche Einschätzung der Erfolgskriterien und Herausforderungen ab und ziehen Parallelen zu Anwendungsmöglichkeiten im öffentlichen Sektor.

Mit Hilfe des neuen Ansatzes konnte SwissCasinos im Rahmen eines 2-tägigen Workshops einen agilen Vertrag mit ihren drei, in die engere Wahl gezogenen, Anbietern gestalten. Die Anbieter führten parallel dazu einen Proof-of-Conzept durch und präsentierten die Resultate jeweils am Ende jedes Tages den verschiedenen Benutzern aus Buchhaltung, Personalwesen, Beschaffung, etc. Um die ambitionierte Planung «Einführung eines neuen ERP Systems innert weniger als 1 Jahr» – Beschaffung inklusive - zu halten, brauchte es eine andere Vorgehensweise. Die Nutzer wurden dabei ins Zentrum aller Aktivitäten gesetzt, was Risiken minimiert und den Nutzen maximiert hatte. Um dies zu schaffen setzte Daniel Pellegrini von SwissCasinos auf Lean-Agile Procurement  in Zusammenarbeit mit Mirko Kleiner von flowdays.

SwissCasinos ist mit diesem Projekt Anwärter auf den World Procurement Award 2020.

Werden öffentlichen Beschaffung von Hardware, Software und IT-Dienstleistungen in Angriff genommen, sind Personen aus unterschiedlichen Bereichen (bspw. Einkäufer, Projektleiterin, Jurist) mit unterschiedlichstem Know-how beteiligt. Diese Expertise von Anfang an in Beschaffungsvorhaben zu nutzen, ist oft eine Herausforderung. Es fehlen die Instrumente und Methoden, um alle relevanten Personen an einen Tisch zu bringen. Eine Canvas-Session hilft dabei alle relevanten Personen zusammenzubringen. Der dabei in den Einsatz kommende IT-Beschaffungs-Canvas stellt ein gemeinsames Verständnis hinsichtlich Beschaffungsstrategie und -durchführung sicher. Nebst dem Aufbau einer gemeinsamen Grundlage und Klarheit wird zudem die Motivation im Team gefördert und das Beschaffungsprojekt nimmt schnell und zielgerichtet Fahrt auf. Wir stellen Ihnen den Canvas vor und berichten über dessen Einsätze in öffentlichen Beschaffungsprojekten.

Bei der Erneuerung von Software stellen sich oft schwierige vergaberechtliche Fragen, mit welchen sich die Vergabestellen und Anbieter auseinanderzusetzen haben. Bereits die Frage, ob überhaupt ein ausschreibungspflichtiger Tatbestand vorliegt, kann im Einzelfall schwierig zu beantworten sein. Diese und weitere rechtlichen Fragen sollen im Rahmen des Referats diskutiert werden. Anhand von Beispielen wird aufgezeigt, wann ausschreibungspflichtige Vorgänge vorliegen, unter welchen Voraussetzungen freihändige Vergaben möglich sind und welche Aspekte bei einer Neuvergabe von Software oder Softwaredienstleistungen besonders zu beachten sind. Dabei wird insbesondere auch auf das revidierte Vergaberecht eingegangen. Zielpublikum des Referats sind Vergabestellen und Anbieter, die sich mit den rechtlichen Fragen rund um den Ersatz oder dem Upgrade von Software auseinandersetzen.

Bei älteren Systemen stellen sich typischerweise Fragen wie: Ist mein System am Ende vom Lebenszyklus angekommen oder lohnt sich ggf. eine Renovation? Können wertvolle Kernstücke (Businesslogik, Komplexe Berechnungsmodule, usw.) in einem neuen System wiederverwendet werden? Wie hoch sind die zu erwartenden Neubaukosten und welches sind die grössten Risiken bei einem Ersatz?
Bei der Beantwortung dieser Fragen sind sowohl die Sicht des Business als auch technische Aspekte zu berücksichtigen.
Wir zeigen auf, welches die wichtigsten Modelle bei der Beantwortung dieser Fragen sind und wie objektive Entscheidgrundlagen geschaffen werden können Ebenso werden die grössten Risiken bei einer Ablösung oder einer Renovation aufgezeigt. Die vorgestellten Modelle und Methoden sind Domänen- und Technologie unabhängig.

Im 2017 startete das Generalsekretariat WBF und die Bundeskanzlei (BK) die Vorbereitungsarbeiten für die Ausschreibung der neuen Übersetzungslösung für beide Organisationseinheiten. Im 2018 entschied der Bundesrat, die Beschaffung und die Bereitstellung von Fachanwendungen für die computerunterstützte Übersetzung (CAT) sowie die automatische Übersetzung der Bundesverwaltung zu zentralisieren. Zudem entschied der Bundesrat, dass als Standardprodukt für alle Übersetzungsdienste der Bundesverwaltung nur noch eine CAT-Anwendung eingesetzt werden soll, welche durch ein entsprechendes WTO-Ausschreibungsverfahren zu evaluieren war. Auch wenn diese Reduktion drei verschiedener im Einsatz stehender Übersetzungssoftwares auf neu ein einziges Produkt grundsätzlich wirtschaftlich ist, so müssen im Rahmen des Beschaffungsverfahrens viele taktische, methodische und inhaltliche Punkte berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass die damit verfolgte Zielsetzung auch effektiv erreicht und umgesetzt werden kann.

Das Referat wird am Beispiel der in den Jahren 2018/2019 durchgeführten WTO-Ausschreibung Übersetzungslösung Bund konkrete Antworten zu untenstehenden Fragen (Auswahl) liefern:
1) Welche Faktoren erhöhen die Akzeptanz der neuen Lösung und bauen Ängste oder Vorurteile ab und wie lassen sich die künftigen Stakeholder richtig und ehrlich einbinden?
2) Wie finde ich unter verschiedenen Organisationseinheiten einen Kompromiss und eine von allen getragene und akzeptierte Lösung?
3) Wie lassen sich Kriterien definieren und anwenden, welche ermöglichen, dass die zukünftigen Stakeholder die Lösungswahl signifikant beeinflussen können?

Zielgruppe des Referates sind Personen, welche im öffentlichen Beschaffungswesen tätig sind, oder Führungspersonen, welche strategische Entscheidungen zu treffen oder mitzugestalten haben und dadurch einen Umsetzungsprozess anstossen.

Bei der Systemumstellung in der Kinderbetreuung auf Betreuungsgutscheine plante die Stadt Bern zur Akzeptanzerhöhung für die administrativen Aufgaben einen Online-Dienst. Erst nach dem Beschaffungsentscheid wurde bestimmt, dass es sich um OSS handeln soll. Für alle Beteiligten war das Neuland. Es gab keine Grundlagen, weder zu den Lizenzbestimmungen, zu den Anforderung an Code und Dokumentation noch zu Schnittstellen an Closed Licence-Software oder das Community Management. Nach der Inbetriebnahme bemühte sich das damalige Jugendamt, die Lösung gemeinsam mit dem Kanton weiterzuentwickeln, da hier ebenfalls die gesamtkantonale Systemumstellung zu Betreuungsgutscheinen anstand. Der Kanton hat dann ohne Rücksprache mit der Stadt die Lösung weiterentwickelt. Das Community Management wurde durch die Herstellerfirma geführt, ohne dass ein entsprechender Auftrag bestanden hätte (DV Bern hat die Lösung und die Folgelösungen entwickelt). Aufgrund der Ausschreibung war ursprünglich keine entwicklungsfreundliche modulare Konstruktion vorgesehen, und zu vieles wurde in Hardcode entwickelt (Texte und Hilfsmenus – Entwicklung einer mehrsprachigen Lösung erschwert). Dies verursachte verschiedene nachträgliche Anpassungen. Die Applikation (Stadt Bern: Ki-Tax) heisst kantonal jetzt KiBon und ist mandantenorientiert aufgebaut. So haben verschiedene Gemeinden Zusatzmodule entwickeln lassen, die jede Gemeinde einsetzen darf. Der Kanton hat nur die Entwicklung begleitet, DV Bern bietet ihn auf Kosten des Kantons als Software as a Service an. Diese Software kann von jedem weiterentwickelt werden, was zunehmend auch geschieht. Problematisch könnte sein, dass ein Privater nun das Community Management für eine Lizenz im Besitz der Stadt betreibt. Es scheint aber sinnvoll, dass die tatsächlichen Entwickler*innen das CM betrieben, da die Fachkompetenz bei Informatikabteilungen der Verwaltung nicht entwickelt und auch nicht erhalten werden könnte. Die Stadt hat als traditionelle Entwicklungstreiberin im Kanton eine Anfangsinvestition von 1 Mio sowie umfassende Arbeitsressourcen für die Entwicklung geleistet. Zurzeit ist kaum vorstellbar, wie mehrere Gemeinwesen sich in ähnliche Investitionen teilen würden. Herausforderungen wären: Wie können Gemeinschaften für Investitionen gewonnen werden, wenn das Ergebnis sowieso für alle verfügbar ist? Wie können und sollen Gemeinwesen mit der Bewirtschaftung von Lizenzrechten, insbesondere im OSS-Bereich umgehen? Wären allenfalls Gemeinschaften oder eine schweizweite Gesellschaft zur Bewirtschaftung von OSS-Lizenzen und den Betrieb des Community Management zu gründen (oder gibt es solche schon)?

Neben der Online-Steuererklärung steht heute immer mehr auch die elektronische Eingabe und Koordination von Baugesuchen im Fokus vieler Kantone in der Schweiz. Eine digital nachhaltige Beschaffung und Umsetzung dieser Projekte stellt die Kantone vor verschiedene technische und organisatorische Herausforderungen. Adfinis realisierte mehrere Baugesuchslösungen in Schweizer Kantonen und verfolgt dabei zusammen mit der Kantons-Community einen Open Source Strategie und entwickelt die quelloffene Lösung zur Digitalisierung von Formular- und Workflowgesteuerten Prozessen "Caluma".

In diesem Referat wird gezeigt, welche positiven Auswirkungen der Open Source Ansatz auf komplexe Softwareprojekte haben kann. Dabei wird auf verschiedene Aspekte eingegangen:
•    Neue Art der Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer
•    Neue Optionen bei der Beschaffung
•    Mögliche Reduktion von Kosten und Projektrisiken
•    Neue Möglichkeiten in der Zusammenarbeit mit Dritten, gesteigertes Innovationspotential (Community)

Personen, die sich noch nicht intensiv mit Open Source Software auseinandergesetzt haben, fällt es oft schwer, sich vorzustellen, wie Firmen ein tragfähiges Geschäftsmodell basierend auf frei verfügbaren Lösungen aufbauen können – auch diese Frage wird im Referat thematisiert.

Diese Session soll eine Plattform zum aktiven Austausch von Fragestellungen und Erfahrungen aus den verschiedenen Perspektiven von Beschaffungsstellen, Fachexperten und Dienstleistern rund um den Open Source Gedanken bieten.

Grundlegende rechtliche Hindernisse bestehen beim Entscheid für oder gegen die Cloud zwar nicht, doch lassen sich für den Einkäufer von Cloud-Dienstleistungen Risiken minimieren, indem insbesondere die folgenden heiklen Punkte vertraglich präzise geregelt werden: Leistungsbeschreibungen – welche Dienste werden in die Cloud ausgelagert werden, was gilt betreffend Verfügbarkeiten und Performance, welche Service Levels sind garantiert, was bringen Konventionalstrafen? Kontrollrechte – inwieweit hat der Kunde die Möglichkeit, die Einhaltung von garantierten Service Levels und Compliance-Vorschriften zu kontrollieren? Preistransparenz – wie sind die Kosten und insbesondere die Migrationskosten geregelt? Datenschutz/Datensicherheit/Personendaten/Vertraulichkeit – wie lässt sich sicherstellen, dass der Cloud-Anbieter die notwendigen Voraussetzungen für die Datenbearbeitung erfüllt und insbesondere die notwendige Datensicherheit gewährleisten kann, wie kann bei Datentransfers ins Ausland datenschutzrechtliche Konformität erzielt werden? Lässt sich der Eingriff ausländischer Behörden auf Daten des Kunden des Cloud-Anbieters vermeiden oder wenigstens einschränken? "Business continuity", "disaster recovery", Eskalationsverfahren – was lässt sich hier regeln? Haftung – was bedeutet die Unterscheidung zwischen direkten und indirekten (bzw. unmittelbaren und mittelbaren) Schäden, was gilt bei Betriebsausfällen? Kündigungsmodalitäten/Exit-Management – auf was ist bei der Vertragsbeendigung und insbesondere bei einem Wechsel zu einem anderen Cloud-Anbieter zu achten, wie lässt sich das unerwünschte "vendor lock-in" vermeiden? Anwendbares Recht und Gerichtsstand – sind bei Streitigkeiten ausschliesslich Schweizer Gerichte zuständig, ist Schweizer Recht anwendbar? Auf all diese brennenden und praxisnahen Fragen wird im Referat eingegangen.

Diskussion zu Cloud vs. On Premise:

• Dr. Alesch Staehelin, TIMES Attorneys
• Peter Fischer, Informatiksteuerungsorgan Bund
• Frank Karlitschek, Gründer und Managing Director Nextcloud
• Marianne Janik, Microsoft
• Martin Rüfenacht, Amazon, Public Sector Switzerland (Healthcare & Government)
• Alain Lutz, SAP