Fachsessionen 2. Block

Agile Beschaffungen

Die Beschaffung von Projekten, die in einer VUKA Umgebung agil durchgeführt werden sollen, also mit Volatilität, Unsicherheit,  Komplexität und Ambiguität umgehen können müssen, ist machbar. Die Spezialisten für agile Beschaffungen zeigen auf was sich seit 2012 alles verändert hat. Wie solche Beschaffungen in öffentlichen Verwaltungen durchgeführt wurden und welche Resultate die Forschung als Framework für die Entscheidungsfindung vorschlägt.

Moderation: Stephan Sutter, CTO Bern ti&m, swissICT Fachgruppe Fachgruppe Lean, Agile, Scrum

Agile IT-Beschaffung: Wo stehen wir? Was machen wir? Wohin gehen wir?

Reto Maduz, COO, SwissQ Consulting AG

Seit 2012 an der ersten IT Beschaffungskonferenz ist mehr Agilität im Beschaffungsumfeld ein grosses Diskussionsthema. Viele verschiedene Ansätze wurden seither vorgestellt. Es ist Zeit, einen Gesamtüberblick zu geben und auf die einzelnen Ansätze kurz einzugehen. Rahmenverträge, Selektive Verfahren mit Grundauftrag und Optionen, Checkpoint Phasen, Proof of Concepts, Dialog, agile.agreement, Lean Procurement Canvas, Agile Contract, etc. Im Vortrag wird aufgezeigt, welche grundlegenden Ansätze es gibt, was heute bereits praktiziert wird und wo die Trends im Bereich der Beschaffung von agilen Softwareentwicklungen hingehen.

Best Practice – Beschaffung von agilen Projekten mit dem agile.agreement

Thomas Molitor, Senior Consultant und Partner, crossmind inc.

Wir zeigen anhand von mehreren konkreten Praxisbeispielen auf, wie öffentliche Beschaffungen in der neuen Welt gestaltet werden müssen, damit agile Projektabwicklungen erfolgreich gelingen. Wir zeigen welchen Paradigmawechsel es dafür in den Ausschreibungen bedarf und dass es problemlos mit dem heutigen Beschaffungsgesetz umsetzbar ist. Das agile.agreement ist der erste Best Practice Ansatz der konkret aufzeigt, wie Agilität erfolgreich in öffentlichen Verwaltungen ausgeschrieben wurde.

Agile Beschaffung und Steuerung – Ausgestaltungsmöglichkeiten, um den Pfad der Nutzenrealisierung agiler Projekte nachhaltig zu ebnen

Prof. Dr. Peter Rohner, Titularprofessor, Universität St.Gallen (IWI-HSG)
Caroline Kiselev, Doktorandin, Universität St.Gallen
Dominique Sunitsch, Student, Universität St.Gallen

Agile Projekte erfordern eine agilere Herangehensweise an ihre Beschaffung. Der politische und rechtliche Kontext schränkt die Handlungsfreiheit von öffentlichen Organisationen jedoch stark ein. Trotzdem gibt es Möglichkeiten, bspw. über hybride Ansätze, die traditionelle und agile Vorgehen verbinden, die Beschaffung flexibler zu gestalten. Für die Umgestaltung ist in erster Linie die Steuerungsebene gefordert. Die Steuerung, die einen entscheidenden Faktor für den Projekterfolg darstellt, trifft durch ihre Akteure und Gremien (z.B. Auftraggeberin resp. Steuerungsausschuss) Entscheidungen hinsichtlich Budget und Anforderungen und definiert organisatorische Strukturen sowie Prozesse, die einen wesentlichen Einfluss auf die Beschaffung haben. Caroline Kiselev, Doktorandin am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität St.Gallen, und Dominique Sunitsch, Student Law and Economics an der Universität St.Gallen, haben basierend auf Erkenntnissen aus Praxis und Wissenschaft, ein Framework, das die Entscheidungsfindung – was, wann, wie agil und/oder traditionell beschafft werden soll – unterstützt, entwickelt und berichten direkt darüber.

Nachhaltige Beschaffungen

Nachhaltigkeit bei öffentlichen Beschaffungen ist ein aktuelles Thema, inbesondere durch dessen Verankerung auf Gesetzesebene bei der Revision des Beschaffungsgesetzes. Zur Zeit sind Bundesstellen, Kantone, Gemeinden und bundesnahe Betriebe in der Fachgruppe Nachhaltigkeit daran, die Grundlagen für nachhaltige Beschaffungen zu entwickeln. Denn schon unter dem aktuellen Beschaffungsgesetz kann Nachhaltigkeit durch geeignete Kriterien berücksichtigt werden. Wie die Wirkung der Ausschreibungskriterien noch verbessert werden kann, zeigt die Präsentation einer Abschlussarbeit auf. Als aktuelles Beispiel werden IT-Beschaffungen in der Westschweiz portraitiert, die durch Einbezug von Electronics Watch neue Wege beschritten hat.

Moderation: Dr. Matthias Stürmer, Leiter Forschungsstelle Digitale Nachhaltigkeit, Universität Bern

Vorbild Bund – von der Vision zur glaubwürdigen Umsetzung

Dr. Sibyl Anwander, Abteilungsleiterin, BAFU, Abteilung Ökonomie und Innovation

In der Strategie nachhaltige Entwicklung (SNE) spricht sich der Bundesrat explizit dafür aus, in Sachen nachhaltiger Beschaffung eine Vorbildrolle einzunehmen, ohne allerdings darzulegen, wem gegenüber er ein Vorbild sein will. Ein Bericht im Auftrag des ARE (2018) zeigt, dass die Vorbildrolle des Bundes in den verschiedenen Rollen unterschiedlich konsequent umgesetzt wird. Im Bereich der Beschaffung stellt sich die Frage, ob die organisatorischen Voraussetzungen gegeben sind, um den Erwartungen, die der Bundesrat an die Unternehmen (CSR Aktionsplan 2015) richtet, in den eigenen Institutionen glaubwürdig umzusetzen. Mit der Revision des Bundesgesetzes über die öffentliche Beschaffung (BöB) wird die Nachhaltigkeit neu im Zweckartikel verankert sein, die Zustimmung des Parlaments vorausgesetzt. Gleichzeitig soll die Gesetzgebung auf Stufe Bund und der Kantone neu harmonisiert werden. Darüber hinaus wurde 2017 der ISO Standard 20 400 „Nachhaltige Beschaffung“ mit einem starken Fokus auf strategischer Einbettung veröffentlicht. Daraus ergibt sich eine historische Chance, die Beschaffungsstellen mit aktuellen, harmonisierten, auf Wirkung und Effizienz ausgerichtete Instrumente zu unterstützen. Die von der Beschaffungskonferenz des Bundes (BKB) mandatierte Fachgruppe Nachhaltigkeit ist daran, entsprechende Empfehlungen und Grundlagen zu erarbeiten. In der Fachgruppe sind auch Kantone, Gemeinden und bundesnahe Betriebe vertreten.

Aktuelle Forschung im Bereich nachhaltige Beschaffung

Rolf Grau, Senior Consultant, CSI Consulting AG
Eva Hirsiger, Projektleiterin öffentliche Beschaffung, Standards & Labels bei PUSCH und Doktorandin im NFP73-Projekt zu "Nachhaltige Beschaffungen" an der Universität Bern

Beschaffungsstellen können bei Ausschreibungen bereits heute ökologische und soziale Vorgaben durch passende Kriterien vorgeben. In Zukunft sollen Nachhaltigkeitskriterien gemäss dem revidierten Beschaffungsrecht noch stärker berücksichtigt werden. Dabei stellt sich einerseits die Frage, welche Wirkung nachhaltige Beschaffungen erzielen und wie diese noch verbessert werden kann. Und andererseits ist es von Interesse herauszufinden, welche Kriterien bis anhin in Ausschreibungen angewendet und gewichtet wurden. Diese Forschungsfragen wurden bzw. werden sowohl im Rahmen des CAS ICT-Beschaffung der Universität Bern als auch im Forschungsprojekt des Schweizerischen Nationalfonds zu nachhaltiger Beschaffung (NFP73) vertieft behandelt. Bisherige Ergebnisse und weiterführende Fragestellungen werden anhand zweier Impulsreferate und einer Diskussion mit dem Publikum vorgestellt und reflektiert.

Verantwortungsvolle IT-Beschaffung dank Mitgliedschaft bei Electronics Watch

Jean-Pierre Gilliéron, Präsident PAIR (Partenariat des achats informatiques romands)
Karin Mader, Verantwortliche Menschenrechte Elektroniksektor, NGO "Brot für alle"

Öffentliche Beschaffer in der Romandie haben die Nase vorn hinsichtlich Nachhaltigkeit und Respekt für die Menschenrechte. Seit Januar 2018 ist das IT-Einkaufskonsortium der Westschweiz, PAIR (Partenariat des achats informatiques romands), Mitglied bei der internationalen Monitoringorganisation Electronics Watch. Zuvor, im September 2016, war bereits der Kanton Waadt als schweizer Pionier beigetreten, und machte in der Folge positive Beschaffungserfahrungen mit Electronics Watch. Die Organisation bietet Hand bei der Definition entsprechender Ausschreibungskriterien, bei der Formulierung von Vertragsklauseln, und vor allem beim anschliessenden Lösen menschen- und arbeitsrechtsrelevanter Probleme in der Lieferkette. Jean-Pierre Gilliéron, Präsident von PAIR erklärt, wie die Nachhaltigkeitsstrategie von PAIR in Zusammenarbeit mit Electronics Watch konkret umgesetzt wird. Karin Mader von Brot für alle führt in das Konzept und die Dienstleitungen von Electronics Watch ein.

Ask a Lawyer

Rechtliche Fragen zu IT-Beschaffungen einem Panel von drei spezialisierten Anwälten stellen

Moderation:  Dr. Wolfgang Straub, Augsburger Deutsch & Partner

Weitere Experten:
Julia Bhend, Probst Partner AG
Dr. Christoph Jäger, Kellerhals Carrard

IT-Beschaffungen werfen in der Praxis viele heikle rechtliche Fragen auf. Bei öffentlichen Veranstaltungen gibt es meist zu wenig Raum, um auf konkrete Fragen eingehen zu können. Dieses Panel bietet nun die Gelegenheit, sowohl vergaberechtliche als auch vertragsrechtliche Fragen mit drei erfahrenen Panelisten zu diskutieren und so gleich mehrere Einschätzungen zu erhalten. Die Fragen können während des Panels spontan gestellt und diskutiert werden.

...oder stellen Sie uns Ihre Frage/n schriftlich im Voraus zu

Zur Wahrung der Anonymität können Fragen bis am Mittwoch, 22. August 2018 mit dem  Betreff "Ask a Lawyer"  bei folgender Adresse auch schriftlich eingereicht werden: it-beschaffungskonferenz@iwi.unibe.ch. Die Namen der Einsender werden vertraulich behandelt.