Fachsessionen 1. Block

Dialogverfahren

Das Instrument des Dialogs findet sich seit dem Jahre 2010 in der Verordnung über das öffentliche Beschaffungswesen wieder. Häufig wird aber aus verschiedenen Gründen vom Gebrauch dieses Instruments abgesehen. In dieser Fachsession werden anhand zweier Referate konkrete Erfahrungen mit dem Dialog geteilt sowie Vor- und Nachteile dieses Instruments und seine möglichen Auswirkungen auf den Projektverlauf nach der Beschaffung diskutiert.

Moderation: Michéle Remund, BBL
 

Projektverträge im Dialogverfahren – Hindernisse, Chancen und Erwartungen

Dr. Betrand Barbey, mirrorlight consulting gmbh
008 Foliensatz_Referat_Bertrand_Barbey (PDF, 566KB)

Die Ausgestaltung der Projektverträge wird im Beschaffungsrecht kaum thematisiert. Der Auftraggeber wendet einfach seine allgemeinen Geschäftsbedingungen oder Standardverträge an, es sei denn die Natur des Geschäftes erfordere die Aushandlung besonderer Bedingungen (Art. 29 VöB).  Diese Situation, verstärkt durch das kantonale Verbot von Abgebotsrunden führt zu einer vertragstechnischen Statik,  die komplexen Langzeitprojekten in keiner Weise gerecht wird. Aus Erfahrungen mit Projektverträgen der Rollmaterialindustrie werden Anforderungen an ein funktionsfähiges Dialogverfahren abgeleitet mit dem Ziel, die Kernthemen Leistungsspezifikation und Nachtragswesen zu optimieren.

Selektive WTO mit Dialogverfahren im IKT-Schlüsselprojekt CMS VBS

Daniel Hagmann, VBS
Olaf Gerwig, five-e business AG
007 Foliensatz_Referat_Hagmann_Gerwig (PDF, 803KB)

Zum Erstellen, Publizieren und Bewirtschaften von über 35 unabhängigen Webauftritten verwendet das Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) ein Content Management System (CMS). Dieses im produktiven Einsatz stehende CMS hat das Ende seines Lebenszyklus erreicht und muss bis Ende 2016 abgelöst werden. Für die Beschaffung eines CMS-managed Service wurde in den Jahren 2013 und 2014 in Zusammenarbeit mit dem Bundesamt für Bauten und Logistik (BBL) eine WTO durchgeführt. Da es sich um einen komplexen Beschaffungsgegenstand handelt, nämlich einen Service, bestehend aus einem CMS-System, aus Projekt- und Betriebsdienstleistungen inkl. Lebenszyklusmanagement für die maximale Nutzungsdauer von 13 Jahren, wurde eine selektive Ausschreibung mit Dialogverfahren gewählt. Mit diesem Referat soll die Vielfältigkeit und Komplexität des Beschaffungsgegenstandes verdeutlicht werden. Auf dieser Basis zeigen wir auf, wie die WTO mit dem Dialogverfahren verlief und welche Ergebnisse und Erkenntnisse gewonnen werden konnten. Weiter möchten wir mit diesem Wissenstransfer vortragen, wie in dieser WTO mit Optionen umgegangen und wie dies in einem Vertragswerk für die maximale Nutzungsdauer von 13 Jahren abgebildet wurde.

Ask a Lawyer

Rechtliche Fragen zu IT-Beschaffungen einem Panel von drei spezialisierten Anwälten stellen

Moderation: Dr. Wolfgang Straub, Augsburger Deutsch & Partner
006 Foliensatz_Ask_Lawyer.pdf (PDF, 1.5 MB)

Weitere Experten:

Dr. Christoph Jäger, Kellerhals Carrard

Julia Bhend, Probst Partner AG

IT-Beschaffungen werfen in der Praxis viele heikle rechtliche Fragen auf. Bei öffentlichen Veranstaltungen gibt es meist zu wenig Raum, um auf konkrete Fragen eingehen zu können. Dieses Panel bietet die Gelegenheit, sowohl vergaberechtliche als auch vertragsrechtliche Fragen mit den drei Panelisten zu diskutieren und so gleich mehrere Einschätzungen zu erhalten. Die Fragen können während des Panels spontan gestellt und diskutiert werden. Zur Wahrung, der Anonymität können Fragen aber auch bis am Dienstag, 16. August 2016 mit dem Betreff „Ask a Lawyer“ bei folgender Adresse itbeschaffungskonferenz@iwi.unibe.ch schriftlich eingereicht werden. Die Namen der Einsender werden vertraulich behandelt.

Grundsätze von ICT-Beschaffungen

Wie optimieren wir unsere Beschaffungsprozesse?

In dieser Fachsession werden einige Ansätze aufgezeigt, die in den letzten Jahren erarbeitet wurden, damit die ICT-Beschaffungen in Zukunft besser abgewickelt werden können. Dabei wird über grundlegende Themen von ICT-Beschaffungen diskutiert und es werden Tipps und Tricks anhand dreier Referate abgegeben.
 

Moderation: Greg Hernan, SIK

Grundlagen und Methoden: Stand und Aufbau des neuen SIK Leitfadens

Judith Lipp, Finanzdepartement, Kanton Lurzern
009 Foliensatz_Referat_Judith_Lipp.pdf (PDF, 708KB)
 

In der Schweiz ist das Vergaberecht vergleichsweise kompliziert und vielschichtig geregelt, da Gesetzesvorgaben auf Bundes-, Kantons- und teilweise auf Kommunenebene unterschiedlich sind. Dies führt unter anderem dazu, dass keine einheitlichen Handbücher, Prozessbeschreibungen und Vorlagen vorhanden sind. Dadurch gestaltet sich auch die Aus- und Weiterbildung von Beschaffungsverantwortlichen als eher schwierig. Zudem zeigen Erfahrungen aus der Praxis, dass eine Gesamtbetrachtung der Prozesskette häufig fehlt, die Beschaffung auf die Vergabe reduziert wird und dadurch Optimierungspotenziale nicht erkannt oder umgesetzt werden. Diese Problematik greift der Projektbereich "Methodik und Grundlagen", welcher Bestandteil der Arbeitsgruppe IT-Beschaffungen der Schweizerischen Informatikkonferenz (SIK) ist, auf. Er hat sich u.a. zum Ziel gesetzt, die zur Durchführung von Beschaffungen notwendigen Methoden und Grundlagen, die in den Kantonen z.T. bereits vorhanden sind, aufzubereiten und mittels eines elektronischen Leitfadens auf der SIK-Website zugänglich zu machen. Im Rahmen dieser Fachsession wird über den Stand der Arbeiten informiert.
 

Anekdoten, Erfahrungen und Learnings aus 1001 Beschaffungsprojekten

Christopher S. Kälin, CSK Management

In Ausschreibungen kann so einiges schiefgehen! Christopher S. Kälin plaudert aus dem Nähkästchen und berichtet von Unfällen und Missgeschicken, aber auch von Erfolgsgeschichten aus der Welt der Ausschreibungsbeantwortung. Er greift auf seine Erfahrung als Begleiter von Hunderten von ICT-Angeboten zurück und zieht dabei Lehren für Beschaffungsgremien wie auch Anbieter.

Mittels Checkliste die komplexe Aufgabe einer IT-Beschaffung schlank und flexibel meistern

Karen Bennett, Bennett Consulting
010_Foliensatz_Referat_Karen_Bennett.pdf (PDF, 11.5 MB)

Mit einer IT-Beschaffung beauftragt, agiert ein Projektteam in einem System von hoher Komplexität. Auf einer langen Zeitachse müssen unterschiedliche Ansprüche miteinander kombiniert werden: die stringente Formulierung des Bedarfs und der Einbezug bestehender Systeme und Verträge sind nur einige davon. Diese anspruchsvolle Aufgabe erfordert verlässliche Kostenprognosen, Mengengerüste, Marktanalysen und die lückenlose und widerspruchsfreien Formulierung der Ausschreibungsunterlagen. Das Beschaffungsrecht überrascht Ungeübte mit einer Vielzahl von schwer verständlichen Regeln, welche nichts mit dem Tagesgeschäft zu tun haben. Kein Wunder macht das niemand gerne! , Wegen der hohen Komplexität treten bei IT-Beschaffungsprojekten immer die gleichen Muster von Fehlern auf und dies mit einer hohen Verlässlichkeit. Die Verwendung einer Checkliste kann hier Sicherheit bieten, dass wichtige Aufgaben richtig erledigt werden und dass sich das Projektteam regelmässig aufeinander abstimmt. , Die Checkliste für IT-Beschaffungsprojekte umfasst 7 einfache Regeln, welche die Projektentwicklung begleiten und das Projektmanagement entscheidend unterstützen. Sie dienen der Vermeidung der häufigsten Fehler in einem Beschaffungsprojekt.